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La Importancia de una Gestión Documental Integrada

Viernes, 11 de septiembre de 2009 Gastón Notte

Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.

Destaco algunas de las conclusiones a las que arribaron los panelistas de la Jornadas sobre Gestión Documental, organizadas tiempo atrás por Indra, Vignette y Sun Microsystems:

  • El reto de la gestión documental es buscar soluciones “funcionales y tecnológicas que garanticen su fiabilidad e integridad, a la vez que un acceso seguro”.
  • Un factor clave para el éxito es la implementación “de arriba a abajo” o en sentido descendente de la gestión documental. Es decir, hay que evitar que el desarrollo de la gestión documental esté conducida por tecnologías o fabricantes concretos, insistiendo en la importancia de que el sistema documental esté perfectamente integrado con otros sistemas de información relacionados.
  • La gestión documental es una función clave que debe estar “alineada con la estrategia y los objetivos de negocio, orientada a los procesos sobre los que se desarrolla la estrategia e integrada con los sistemas de información y gestión que dan soporte a estos procesos”.

Cada día más organizaciones se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas.

docsApuntando a esto ISOKEY dispone del módulo de “Control de la Documentación”,  cuyo objetivo es asegurar que la documentación aprobada y vigente de la empresa esté disponible en los puntos de uso. Para lograr ese objetivo, además de disponer de varios mecanismos de distribución, los documentos aparecen integrados en todas partes del sistema, vinculados con procesos, estrategias, workflows, diagramas, etc.

El módulo asegura entre otras cosas la trazabilidad, comunicación y facilidad de localización de los documentos. A esto se le suma la fiabilidad y seguridad de acceso que brinda ISOKEY, transformándolo en una herramienta muy potente para la gestión de documentos de todo tipo de organizaciones.

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