Además de ser una herramienta de planeamiento y seguimiento estratégico, ISOKEY tiene incorporado todos los elementos necesarios para hacer una gestión efectiva de las Iniciativas Estratégicas y de otros tipos de proyectos que se encaren dentro de la Organización.

A esos fines, ISOKEY incorpora:

• Gestión de Asuntos y Tareas

• Workflows

• Gestión de usuarios y grupos con distintos niveles de permisos

Estos elementos estarán disponibles en donde se necesite. Por ejemplo, en el contexto de un Objetivo Estratégico o de una Auditoría.

Analizaremos a continuación los aspectos mas relevantes en lo que respecta a los Asuntos y Tareas.

Asuntos y Tareas

Los Asuntos son diferentes temáticas organizacionales que requieren un tratamiento coordinado, siguiendo determinados criterios para su gestión y que cuentan con el concurso de uno o múltiples involucrados.

ISOKEY tiene predefinidos diversos tipos de Asuntos como: Objetivos, No Conformidades, Iniciativas Estratégicas, Quejas, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, Proyectos, Reuniones, Círculos de Calidad, etc.

Los Asuntos de  ISOKEY se agrupan en Módulos (ej: No conformidades) y sub-módulos o Clases (ej: No conformidades internas). Los Asuntos son gestionados por un Coordinador y un serie de involucrados, los que pueden ser designados en forma manual o automatizada mediante reglas definidas por el usuario.

A un Asunto se le puede asociar un conjunto de Tareas con secuencias y plazos de ejecución, y a las que se asignan uno o más de los involucrados del Asunto con diferentes niveles de responsabilidad.

El sistema permite la creación de Tareas en forma manual, o mediante la importación de tareas existentes, o mediante la aplicación de Prototipos (plantillas) de Tareas e Hitos, lo que facilita la gestión de asuntos repetitivos.

Los Asuntos tienen Propiedades Comunes  que permiten organizar adecuadamente la gestión de los mismos asegurando que se cumplan los resultados esperados.

Además de los Asuntos predefinidos,  ISOKEY ofrece la posibilidad de crear nuevos Módulos y Clases de Asuntos, adaptándose así a necesidades particulares de cada Cliente.

Hitos

Un Hito es un punto en el tiempo que marca el inicio o el fin de una actividad. Los hitos están vinculados con las tareas ya que éstas pueden contribuir al cumplimiento de un determinado hito y a la vez pueden iniciarse a partir del cumplimiento de otro hito considerado.

Al ingresar una nueva tarea se puede especificar si se desea que contribuya a un determinado hito.

Pasos de Tareas

Las tareas pueden ser abiertas en Pasos de tarea para los cuales es posible establecer un responsable y un porcentaje de contribución al cumplimiento global de la tarea considerada.

A medida que se cumplen los pasos de una tarea, se podrá visualizar el porcentaje de avance en el diagrama de Gantt del asunto.

Demoras y Adelantos

Luego de haber iniciado una tarea y previo a cumplirla,   ISOKEY permite ingresar demoras o adelantos en la fecha de fin de la tarea. Al hacer esto se deberá especificar el motivo y la cantidad de días de la demora o adelanto generada/o.

En el diagrama de Gantt se mostrará en rojo o verde (dependiendo de si se registró una demora o adelanto) la cantidad de días ingresados.

Foros de Comunicación

Cada Asunto y cada Tarea que se haya definido dispondrá de un Foro independiente mediante el cual los distintos involucrados intercambiarán Mensajes y Archivos.

ISOKEY realiza un seguimiento de las lecturas de los mensajes de forma de garantizar una comunicación eficaz.

Entre otras funcionalidades, cada usuario de un foro puede realizar un seguimiento de la lectura de sus mensajes por los demás integrantes del mismo, pudiendo enviar mensajes por correo electrónico para solicitar la lectura de mensajes no leídos.

También se pueden definir formularios de encuestas para todos los integrantes de un foro de manera que los resultados de la encuesta sean totalizados en el mismo foro. Estas encuestas pueden ser públicas (resultados visibles para todos los integrantes del foro) o privadas (resultados visibles solamente para el que ingresó el formulario de encuesta). Los resultados totalizados son exportables a MS Excel.

Notificaciones de eventos

ISOKEY maneja una amplia gama de notificaciones automáticas como forma de recordar o hacer notar a los usuarios determinados eventos del sistema. Se notifica el inicio y vencimiento de tareas relacionadas con asuntos, la eventualidad de mensajes levantados a los foros, los pendientes de revisión, aprobación y distribución de documentos, entre otros.

El envío de notificaciones se puede hacer por correo electrónico y/o a través de una sección especial de la pantalla de Mis Tareas y es parametrizable por Usuario y por Módulo, de manera de asegurar la eficacia de las notificaciones teniendo en cuenta que las necesidades de los usuarios varían considerablemente.

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