El Flujo de trabajo (Workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las etapas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soportan las etapas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las mismas.

Un Workflow por lo general se puede describir mediante el flujo formal o informal de las técnicas de diagramación, mostrando las corrientes dirigidas entre las etapas. Estos pasos de procesamiento individuales o componentes de un flujo de trabajo, básicamente, pueden ser definidos por tres parámetros:

• Descripción de entrada: la información y materiales necesarios para completar la etapa.

• Reglas de transformación: los algoritmos, que pueden ser llevados a cabo por los roles humanos asociados o máquinas, o una combinación.

• Descripción del producto: la información y materiales producidos por la etapa, que podrá ser la entrada de otras etapas.

Sistemas informáticos de Workflow

Una aplicación de Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. Estas aplicaciones de software pretenden acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo.

Los sistemas de Workflow facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias. Además, le proporcionan a cada protagonista la información necesaria para que pueda completar su tarea. Existen infinidad de ejemplos donde es posible diseñar un Workflow para facilitar la forma de trabajo. Por ejemplo, en el caso de un proceso de publicación en línea, el Workflow da forma a las tareas de la cadena de edición completa, desde la propuesta del editor hasta la validación de la persona a cargo de la publicación.

A grandes rasgos los objetivos de un sistema de Workflow se resumen en:

• Comprender el proceso completo de trabajo.

• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.

• Mostrar las relaciones entre las distintas etapas en un proceso.

• Identificar las etapas críticas de un proceso.

• Localizar áreas problemáticas.

• Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.

• Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.

• Facilitar la movilidad del personal.

• Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

Workflows en Isokey

Isokey cuenta con un potente motor de Workflow, que permite fácilmente definir etapas y flujos entre las mismas. Los distintos flujos que tome el Workflow podrán depender tanto de valores ingresados en la etapa, como cualquier otro dato. Cada Workflow tendrá un conjunto de Roles definidos, mientras que las etapas tendrán definidos los roles responsables de cumplirlas. Así como los flujos pueden depender de valores ingresados, los usuarios asociados a los roles también. Por lo que dependiendo de valores ingresados en un etapa, se podrán cargar automáticamente los usuarios pertenecientes a roles de etapas posteriores.

En las etapas se podrán ingresar valores numéricos, campos de texto y cualquier otro tipo de dato. A su vez, dado que el motor de Workflow se encuentra integrado con el resto de los componentes de Isokey, se podrán realizar otras actividades dentro de la etapa, como creación y gestión de documentos Isokey, creación de asuntos Isokey, notificaciones automáticas por email o en foros, entre otras.

A continuación ilustramos un ejemplo de un Workflow de una solicitud para realizar un viaje de capacitación financiado por la empresa. El usuario que desea realizar un viaje al exterior deberá dar de alta la solicitud, que luego será sometida a un proceso de aprobación.

En este caso algunas aprobaciones se saltearán, dependiendo del monto ingresado. Por ejemplo, si el monto del viaje es menor a 500 dólares, no será necesario que la Gerencia Respectiva apruebe el viaje, por lo que salteará la etapa. Con respecto a los usuarios asignados a los Roles, dependiendo del área a la que pertenezca el usuario que ingrese la solicitud, el sistema asignará al Rol Jefe de Área al respectivo jefe.

Este Workflow además de gestionar la solicitud, también gestiona el informe de retorno, donde el usuario ingresará un documento Isokey y opcionalmente podrá ingresar otros archivos:

Con este breve ejemplo se pretende mostrar la capacidad de flexibilidad que disponen los Workflows en Isokey, donde tanto los participantes como los flujos podrán variar, dependiendo del caso. También se pretende mostrar la integración del motor de Workflow con el resto de las entidades de Isokey, donde en este caso obtenemos como producto del Workflow, un documento gestionado por el módulo de control de documentación de Isokey.

Referencias

• http://es.wikipedia.org/wiki/Flujo_de_trabajo

• http://es.kioskea.net/contents/entreprise/workflow.php3

• http://en.wikipedia.org/wiki/Workflow

Si bien los navegadores de Internet no tienen soporte nativo para esta funcionalidad, existe un plugin gratuito para Firefox que permite implementarla.

Una vez instalado el mismo, podrá arrastrar cualquier tipo de archivo en las páginas habilitadas para subirlos, por ejemplo para asociarlos a Documentos, Tareas y Asuntos. Debe arrastrar el archivo directamente sobre el campo habilitado para seleccionar el archivo, ya que si lo suelta en otro lugar de la página, el navegador intentará abrirlo en lugar de subirlo.

El plugin que hemos testeado solamente está disponible para usuarios de Firefox y se puede instalar desde la página de plugins de Mozilla.

Se trata de un desarrollo totalmente desvinculado con Inghenia, por lo que úselo bajo su propio riesgo!

Links

• Instalar el Plugin en Firefox

• Página del Desarrollador

Además de ser una herramienta de planeamiento y seguimiento estratégico, ISOKEY tiene incorporado todos los elementos necesarios para hacer una gestión efectiva de las Iniciativas Estratégicas y de otros tipos de proyectos que se encaren dentro de la Organización.

A esos fines, ISOKEY incorpora:

• Gestión de Asuntos y Tareas

• Workflows

• Gestión de usuarios y grupos con distintos niveles de permisos

Estos elementos estarán disponibles en donde se necesite. Por ejemplo, en el contexto de un Objetivo Estratégico o de una Auditoría.

Analizaremos a continuación los aspectos mas relevantes en lo que respecta a los Asuntos y Tareas.

Asuntos y Tareas

Los Asuntos son diferentes temáticas organizacionales que requieren un tratamiento coordinado, siguiendo determinados criterios para su gestión y que cuentan con el concurso de uno o múltiples involucrados.

ISOKEY tiene predefinidos diversos tipos de Asuntos como: Objetivos, No Conformidades, Iniciativas Estratégicas, Quejas, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, Proyectos, Reuniones, Círculos de Calidad, etc.

Los Asuntos de  ISOKEY se agrupan en Módulos (ej: No conformidades) y sub-módulos o Clases (ej: No conformidades internas). Los Asuntos son gestionados por un Coordinador y un serie de involucrados, los que pueden ser designados en forma manual o automatizada mediante reglas definidas por el usuario.

A un Asunto se le puede asociar un conjunto de Tareas con secuencias y plazos de ejecución, y a las que se asignan uno o más de los involucrados del Asunto con diferentes niveles de responsabilidad.

El sistema permite la creación de Tareas en forma manual, o mediante la importación de tareas existentes, o mediante la aplicación de Prototipos (plantillas) de Tareas e Hitos, lo que facilita la gestión de asuntos repetitivos.

Los Asuntos tienen Propiedades Comunes  que permiten organizar adecuadamente la gestión de los mismos asegurando que se cumplan los resultados esperados.

Además de los Asuntos predefinidos,  ISOKEY ofrece la posibilidad de crear nuevos Módulos y Clases de Asuntos, adaptándose así a necesidades particulares de cada Cliente.

Hitos

Un Hito es un punto en el tiempo que marca el inicio o el fin de una actividad. Los hitos están vinculados con las tareas ya que éstas pueden contribuir al cumplimiento de un determinado hito y a la vez pueden iniciarse a partir del cumplimiento de otro hito considerado.

Al ingresar una nueva tarea se puede especificar si se desea que contribuya a un determinado hito.

Pasos de Tareas

Las tareas pueden ser abiertas en Pasos de tarea para los cuales es posible establecer un responsable y un porcentaje de contribución al cumplimiento global de la tarea considerada.

A medida que se cumplen los pasos de una tarea, se podrá visualizar el porcentaje de avance en el diagrama de Gantt del asunto.

Demoras y Adelantos

Luego de haber iniciado una tarea y previo a cumplirla,   ISOKEY permite ingresar demoras o adelantos en la fecha de fin de la tarea. Al hacer esto se deberá especificar el motivo y la cantidad de días de la demora o adelanto generada/o.

En el diagrama de Gantt se mostrará en rojo o verde (dependiendo de si se registró una demora o adelanto) la cantidad de días ingresados.

Foros de Comunicación

Cada Asunto y cada Tarea que se haya definido dispondrá de un Foro independiente mediante el cual los distintos involucrados intercambiarán Mensajes y Archivos.

ISOKEY realiza un seguimiento de las lecturas de los mensajes de forma de garantizar una comunicación eficaz.

Entre otras funcionalidades, cada usuario de un foro puede realizar un seguimiento de la lectura de sus mensajes por los demás integrantes del mismo, pudiendo enviar mensajes por correo electrónico para solicitar la lectura de mensajes no leídos.

También se pueden definir formularios de encuestas para todos los integrantes de un foro de manera que los resultados de la encuesta sean totalizados en el mismo foro. Estas encuestas pueden ser públicas (resultados visibles para todos los integrantes del foro) o privadas (resultados visibles solamente para el que ingresó el formulario de encuesta). Los resultados totalizados son exportables a MS Excel.

Notificaciones de eventos

ISOKEY maneja una amplia gama de notificaciones automáticas como forma de recordar o hacer notar a los usuarios determinados eventos del sistema. Se notifica el inicio y vencimiento de tareas relacionadas con asuntos, la eventualidad de mensajes levantados a los foros, los pendientes de revisión, aprobación y distribución de documentos, entre otros.

El envío de notificaciones se puede hacer por correo electrónico y/o a través de una sección especial de la pantalla de Mis Tareas y es parametrizable por Usuario y por Módulo, de manera de asegurar la eficacia de las notificaciones teniendo en cuenta que las necesidades de los usuarios varían considerablemente.

Esta es una mejora que muchos apreciarán y que estará disponible en la próxima versión de ISOKEY. Se trata de un gestor de imágenes accesible desde el Editor Estratégico y que facilita la inclusión de imágenes en los diagramas, contando con las siguientes funcionalidades:

• Subir archivos de imágenes: se puede seleccionar múltiples archivos de imágenes y luego subirlos al server pulsando un botón. Es posible indicar si se desea que se reemplacen imágenes con el mismo nombre.

• Galería de Imágenes subidas recientemente: Muestra todas las imágenes que el usuario ha subido durante la sesión actual.

• Galería de Todas las Imágenes: Muestra todas las imágenes disponibles en el server para los diagramas.

• Es posible incluir las imágenes en el diagrama directamente desde la galería. La imagen se pegará conservando sus medidas originales.

En la versión final es probable que se incluya el manejo de múltiples carpetas para facilitar la organización de los archivos en el server.

Les dejo una galería de diagramas y tableros generados con el Editor Estratégido de ISOKEY:

El comando @MATRIX de las encuestas de ISOKEY nos permite definir una serie de preguntas que tienen las mismas opciones de respuesta. Las preguntas agrupadas en esta matriz, se muestran en una tabla con botones radiales para seleccionar la respuesta a cada una. De ahí que este esquema es también conocido como “palomar” o “piggeon holes”, dado que su estructura visualmente se parece a la que se construye para albergar a las palomas.

Es posible agregar una o varias matrices a una misma encuesta. La síntaxis que se utiliza es la siguiente:

Por ejemplo, si ingresamos el siguiente texto:

El resultado que obtendremos será:

Cabe recordar que cualquier texto que se coloca entre las etiquetas {B} y {/B} aparecerá en negritas. Para itálicas se utiliza {I} y {/I} y para subrayado {U} y {/U}.

En el siguiente ejemplo utilizaremos palabras en lugar de números para las respuestas e indicaremos que algunas de estas últimas no serán visibles en la encuesta (pero sí para el análisis de resultados). Para lograr esto se utiliza el código @I en la respuesta que se desea ocultar:

El resultado es el siguiente:

Comandos avanzados

Los comandos que se describen a continuación están destinados a mejorar la estética de las matrices y de las encuestas en general. No están disponibles en la Versión 6.0 standard de ISOKEY, pero puede solicitar a Inghenia su instalación sin cargo si lo desea.

Para utilizar los comandos COLOR, STYLE y CSS se requiere tener un conocimiento previo de CSS.

En el siguiente ejemplo final estaremos utilizando todos estos comandos:

• En primera instancia se utiliza el comando CSS para espaciar más las filas de las matrices, cambiar algunos colores y colocar una imagen en el ángulo inferior derecho del formulario de encuestas.
• Se utiliza varias veces BR para incorporar retornos de carro. Hay que recordar que las líneas en blanco no generan retornos de carro en el formulario de la encuesta.
• El comando STYLE se está utlilizando para variar color, peso y tamaño de fuente.
• Finalmente se incluye el comando MATRIX-ALTERNATE para alternar los colores en las filas de las matrices

Y este es el resultado final:

En sintonía con nuestra estrategia de expansión hacia otros navegadores y dispositivos, nuestro equipo de desarrollo está trabajando en un skin para ISOKEY 6.0 que permita una mejor visualización de las páginas en las pequeñas pantallas de los teléfonos inteligentes, así como en las adaptaciones para que corra sin errores con las limitaciones que imponen navegadores Web preinstalados en estos dispositivos.

Si bien este desarrollo está en su versión “alfa”, ya se pueden acceder a varias prestaciones básicas de ISOKEY, como por ejemplo:

• Páginas de Mis Tareas y Módulos.
• Páginas de Acceso a registros, con todas las funciones de filtrado, ordenado y búsqueda.
• Visualización de Informes de todo tipo, como los de los asuntos, tareas, documentos, indicadores, auditorías, etc.
• Foros, incluyendo altas de mensajes con archivos anexos.
• Alta y Edición de Asuntos, etc.

Les dejo unas capturas de pantalla, en este caso tomadas de un Blackberry Bold 9000:

Con gran satisfacción a comienzos de este mes se terminó la etapa de beta-testing para la Versión 6.0 de ISOKEY, la que se encuentra ya disponible para su instalación en los servidores de nuestros clientes.

Sigue un detalle de las principales mejoras introducidas.

Asuntos/Tareas/Auditorías

• Gantt Silverlight

Nueva vista escalable, con zoom e información ampliada, mostrando en una misma pantalla el gantt previsto, real y proyectado. Facilita su impresión en modo apaisado.

• Tareas de autoinicio

En el reporte de la tarea se indica con el literal “Iniciar automáticamente” junto a la fecha de inicio prevista, cuando así está configurada.

• Notificación de auditorías

La notificación que se emite cuando faltan N días para la fecha prevista se emite al coordinador de la auditoría, a los auditores y auditados.

Mis Tareas

• Mejoras a consultas en Mis Foros

• “Mis Novedades” se sustituye por consulta de “Mis mensajes” con filtros por estado, remitente y fecha.

• Se incorpora consulta de “Mis recordatorios” con filtros por estado y fecha.

Control de Documentación

• Acceso a documentos obsoletos para administradores de documentos

• Historia de permisos en documentos

Se registran los cambios de permisos en la historia del documento, además de la historia del usuario afectado.

• Notificación a encuestados

El texto de la notificación se muestra en la pantalla de vista previa, junto con el formulario de encuesta.

Balanced Scorecard / Indicadores

• Escalamiento opcional en visor de diagramas SVG

Esto permite visualizar el diagrama en su tamaño original o escalado al tamaño de la ventana.

• Visor de diagramas Silverlight

Se dispone del visor de diagramas en Silverlight, como alternativa del visor SVG.

• Indicador modalidad “Centrado es mejor”

La franja de verde se determina definiendo un porcentaje del valor objetivo y estará centrada en el dicho valor. Las franjas amarillas y rojas se distribuyen a ambos lados de la franja verde, según el porcentaje de amarillo que se defina.

• Relacionar indicadores con asuntos

Desde el indicador es posible relacionar con asuntos (al igual que en nodos estratégicos o de procesos) y esta relación se muestra en los cuadros correspondientes.

Administración de Usuarios

• Integración con Active Directory

Es posible sincronizar usuarios del AD con Personas/Usuarios de ISOKEY, sincronizar membrecías de grupos del AD con Grupos de ISOKEY, importar datos adicionales de Personas/Usuarios desde el AD y autenticar usuarios.

• Archivo de usuarios y personas

Esta funcionalidad remplaza al borrado físico de usuarios. Un usuario archivado no tendrá acceso a ISOKEY ni recibirá notificaciones ni contará para el licenciamiento. Los cargos investidos por un usuario archivado mantendrán sus responsabilidades existentes pero no serán elegibles para asignar nuevas responsabilidades.

• Valores iniciales para datos de usuarios.

Es posible configurar los valores iniciales de la periodicidad del recordatorio de “Mis tareas”, el nivel de alertas y el perfil de notificaciones cuando se da de alta un usuario.

• Baja de grupos.

Disponible desde el reporte del grupo de usuarios.

• Auditoría de claves.

Es posible configurar un tiempo mínimo y máximo para cambio de clave del usuario, controlar la repetición de claves e inhabilitar al usuario por inactividad prolongada.

Nuevas opciones disponibles desde el reporte del usuario:

• Historia del usuario/persona. Las modificaciones de datos y/o permisos se registran en su historia, tal como lo hacen los asuntos y tareas. También se registran los cambios de membrecía en foros.

• Baja de membrecía en grupos de usuarios.

• Visor de permisos de usuario. En el reporte del usuario se dispone de un cuadro donde se muestran los permisos del usuario, ordenados por categoría (documentos, indicadores, planes, procesos, etc.) y con la posibilidad de removerlos todos o individualmente.

• Asuntos como involucrado.

• Involucramiento en asuntos. Es posible involucrar al usuario en múltiples asuntos en una única operación.

• Permisos sobre documentos. Es posible establecer o revocar permisos a un usuario sobre un conjunto de documentos en una única operación.

• Administración de documentos. Es posible asignar a un usuario la administración de un conjunto de documentos seleccionables mediante filtros por grupo de documentos, estado, tipo de documento y administrador.

Otros

• Compatibilidad con otros navegadores

Es posible utilizar la mayoría de las prestaciones del sistema utilizando los navegadores Mozilla Firefox y Apple Safari, además del Internet Explorer de Microsoft.

• Pieles

ISOKEY ahora soporta pieles, las que se programan por encargo a la medida del cliente.

ISOKEY V6 con un skin a la medida para Inghenia

• .NET Framework 3.5

Se migraron los componentes de ISOKEY a la plataforma .net framework 2.0 y 3.5, la cual aporta beneficios en materia de performance y nuevas funcionalidades.

• Sesión del usuario

Se incorpora la opción de cierre de sesión y la posibilidad de recordar el login (válido para forms authentication).

• Selección del cargo por defecto

Cuando el usuario inviste más de un cargo, aquel que seleccione en el combo de cargos será recordado para futuras sesiones.

• Virtualización

Es posible instalar ISOKEY en un servidor virtual.

• Mejoras al componente de envío de correos

Es posible enviar correo autenticado.
Se incorpora un sistema de reintentos que permite la recuperación ante fallos del servidor de correo (externo a ISOKEY).

• Extensiones al Balloon popup

Se dispone de popups para asuntos, tareas, documentos, indicadores, mensajes de foro, grupos de mensaje y mensajes sin leer.

• Selecciones múltiples de registros

En aquellas pantallas donde es posible seleccionar múltiples elementos se generalizó el uso de filtros que permiten filtrar y seleccionar convenientemente (ej. pantalla de edición de miembros de un grupo de encuestados).

• Literal IS-KEY

Se cambió el literal IS-KEY por ISOKEY en los títulos de las notificaciones que se envían por correo, de manera que si el usuario opera con reglas en su cliente de correo deberá ajustarlas en consecuencia.

Módulo de Seguimiento de plazos de asuntos

• Es posible definir asuntos que “miran” un determinado conjunto de asuntos y establecen el estado de semáforos en función del atraso de las tareas controladas.

• El estado de cada semáforo se establece en función del criterio para valorar atrasos, expresado en cantidad de días o en porcentaje, y dependiente de la prioridad de las tareas (alta, media o baja).

• En un asunto de control se puede establecer qué clases serán controladas y cuáles serán los criterios generales para todos los asuntos de la clase (asuntos coordinados, asuntos supervisados o tareas de mi responsabilidad). También se puede incluir o excluir asuntos explícitamente.

• Es posible establecer criterios de control especiales, para aquellos asuntos que deban controlarse con un criterio diferente al general.

• Del mismo modo se puede establecer criterios especiales a nivel de tareas. Este esquema de fijación de criterios permite definir muy rápidamente configuraciones generales, a la vez que brinda total flexibilidad en cuanto al manejo de las excepciones.

• El reporte del asunto de control muestra información detallada de las tareas cuyo semáforo no esté en verde (descripción, asunto, prioridad, demoras y atraso).

• Es posible emitir notificaciones a los responsables del asunto de control cuando algún semáforo cambia de estado y según el grado de involucramiento.

Módulo de Gestión de Competencias

• Es posible definir un conjunto de competencias, las cuales se pueden asociar a cargos definiendo un peso relativo en cada caso.

• Es posible asignar competencias a una persona, estableciendo el porcentaje de cumplimiento de cada una.

• Es posible definir la cantidad de personas requeridas para un cargo.

• En base al cumplimiento individual de cada persona y a la cantidad de personas requeridas para el cargo se calcula el porcentaje de disponibilidad del cargo.