El Flujo de trabajo (Workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las etapas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soportan las etapas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las mismas.

Un Workflow por lo general se puede describir mediante el flujo formal o informal de las técnicas de diagramación, mostrando las corrientes dirigidas entre las etapas. Estos pasos de procesamiento individuales o componentes de un flujo de trabajo, básicamente, pueden ser definidos por tres parámetros:

• Descripción de entrada: la información y materiales necesarios para completar la etapa.

• Reglas de transformación: los algoritmos, que pueden ser llevados a cabo por los roles humanos asociados o máquinas, o una combinación.

• Descripción del producto: la información y materiales producidos por la etapa, que podrá ser la entrada de otras etapas.

Sistemas informáticos de Workflow

Una aplicación de Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. Estas aplicaciones de software pretenden acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo.

Los sistemas de Workflow facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias. Además, le proporcionan a cada protagonista la información necesaria para que pueda completar su tarea. Existen infinidad de ejemplos donde es posible diseñar un Workflow para facilitar la forma de trabajo. Por ejemplo, en el caso de un proceso de publicación en línea, el Workflow da forma a las tareas de la cadena de edición completa, desde la propuesta del editor hasta la validación de la persona a cargo de la publicación.

A grandes rasgos los objetivos de un sistema de Workflow se resumen en:

• Comprender el proceso completo de trabajo.

• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.

• Mostrar las relaciones entre las distintas etapas en un proceso.

• Identificar las etapas críticas de un proceso.

• Localizar áreas problemáticas.

• Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.

• Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.

• Facilitar la movilidad del personal.

• Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

Workflows en Isokey

Isokey cuenta con un potente motor de Workflow, que permite fácilmente definir etapas y flujos entre las mismas. Los distintos flujos que tome el Workflow podrán depender tanto de valores ingresados en la etapa, como cualquier otro dato. Cada Workflow tendrá un conjunto de Roles definidos, mientras que las etapas tendrán definidos los roles responsables de cumplirlas. Así como los flujos pueden depender de valores ingresados, los usuarios asociados a los roles también. Por lo que dependiendo de valores ingresados en un etapa, se podrán cargar automáticamente los usuarios pertenecientes a roles de etapas posteriores.

En las etapas se podrán ingresar valores numéricos, campos de texto y cualquier otro tipo de dato. A su vez, dado que el motor de Workflow se encuentra integrado con el resto de los componentes de Isokey, se podrán realizar otras actividades dentro de la etapa, como creación y gestión de documentos Isokey, creación de asuntos Isokey, notificaciones automáticas por email o en foros, entre otras.

A continuación ilustramos un ejemplo de un Workflow de una solicitud para realizar un viaje de capacitación financiado por la empresa. El usuario que desea realizar un viaje al exterior deberá dar de alta la solicitud, que luego será sometida a un proceso de aprobación.

En este caso algunas aprobaciones se saltearán, dependiendo del monto ingresado. Por ejemplo, si el monto del viaje es menor a 500 dólares, no será necesario que la Gerencia Respectiva apruebe el viaje, por lo que salteará la etapa. Con respecto a los usuarios asignados a los Roles, dependiendo del área a la que pertenezca el usuario que ingrese la solicitud, el sistema asignará al Rol Jefe de Área al respectivo jefe.

Este Workflow además de gestionar la solicitud, también gestiona el informe de retorno, donde el usuario ingresará un documento Isokey y opcionalmente podrá ingresar otros archivos:

Con este breve ejemplo se pretende mostrar la capacidad de flexibilidad que disponen los Workflows en Isokey, donde tanto los participantes como los flujos podrán variar, dependiendo del caso. También se pretende mostrar la integración del motor de Workflow con el resto de las entidades de Isokey, donde en este caso obtenemos como producto del Workflow, un documento gestionado por el módulo de control de documentación de Isokey.

Referencias

• http://es.wikipedia.org/wiki/Flujo_de_trabajo

• http://es.kioskea.net/contents/entreprise/workflow.php3

• http://en.wikipedia.org/wiki/Workflow

SQL 2005 Express es la edición gratuita de la familia de SQL 2005 y se presenta como una excelente alternativa a la correspondiente versión gratuita del SQL 2000, el MSDE (en esta oportunidad Microsoft decidió nombrar todas las ediciones de esta familia con un mismo prefijo, SQL 2005, lo cual nos resulta bastante más claro que su anterior Microsoft Sql Desktop Engine).

Las principales diferencias con el MSDE son la eliminación del regulador de carga de trabajo simultáneo (workload governor), responsable de importantes penalizaciones de performance al superar el máximo de conecciones permitidas, y la duplicación del tamaño máximo de base de datos, el cual pasó de 2 Gb a 4 Gb.

Con respecto a la familia SQL 2005, el paquete básico de SQL 2005 Express ofrece las funciones principales disponibles en todas las ediciones de SQL 2005 a las cuales deben incorporarse las incluidas en el paquete denominado Advanced Services (disponible para descargar desde aquí), entre las que se destacan:

• Management Studio Express: Herramienta de administración gráfica, imprescindible para la administración de las bases de datos, con importantes mejoras respecto al Enterprise manager del SQL 2000.

• Full text catalogs: Eficaz motor para búsqueda de texto, el cual es utilizado por ISOKEY para su búsqueda de textos en foros.

• Reporting Services: Creación de reportes integrado para la elaboración de informes.

En lo que respecta a replicación, SQL 2005 Express puede utilizarse como suscriptor, pero no como publicador o distribuidor. Más información aquí.

Cuadros comparativos

Procesador:

Memoria:

Mas comparaciones entre las versiones MSDE y SQL 2005 Express.

Uso en ISOKEY

Resulta evidente que los topes de la edición Express (1 procesador y hasta 1 Gb de ram) imponen un techo en cuanto a performance. Sin embargo ello no debe tomarse como un impedimento para los usuarios de ISOKEY, sino todo lo contrario. SQL 2005 Express es definitivamente una alternativa válida para comenzar a utilizar ISOKEY sin necesidad de incurrir en costos iniciales importantes. Si la carga de trabajo de ISOKEY crece lo suficiente como para ameritar una actualización del SQL server, seguramente su costo se verá ampliamente justificado, y su instalación es totalmente transparente.

En síntesis, SQL 2005 Express es para los usuarios de ISOKEY una evolución muy mejorada del MSDE y ofrece todas las funcionalidades disponibles en la familia SQL 2005.

Finalmente cabe mencionar que se encuentra disponible SQL 2008 Express, la edición gratuita de la familia SQL Server 2008, cuyas limitaciones son idénticas a las del SQL 2005 Express.

Inghenia :: SWOT es una herramienta de software gratuito para facilitar el Análisis Estratégico utilizando la metodología DAFO / FODA / SWOT, el que se centra en la definición de las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas que tiene la Organización (o un proyecto) con miras a establecer objetivos estratégicos tendientes a:

• Construir sobre las Fortalezas

• Eliminar las Debilidades

• Explotar las Oportunidades

• Mitigar las Amenazas

En este artículo les explico el formato que utiliza la herramienta para exportar/importar datos, de manera tal de que le resulte sencillo modificarlos directamente (ya sea utilizando la caja de texto de la herramienta o cualquier editor de texto).

Formato de Datos

El formato utilizado para persistir los datos es muy simple y consta de los siguientes elementos:

• Dimensiones: En el diagrama DAFO hay únicamente 2 dimensiones indicadas con los nombres DIMENSION_0, que corresponde al eje de las Debilidades-Fortalezas, y DIMENSION_1, que corresponde al eje de las Amenazas-Oportunidades. Las dimensiones comienzan con la etiqueta {DIMENSION_X} (donde X es 0 o 1 según corresponda) seguida de un
  retorno de carro y terminan con {/DIMENSION_X}, también seguida de un retorno de carro.
  Es obligatorio especificar ambas dimensiones.

• Categorías: Las categorías se indican con el nombre pertinente precedido del símbolo @ y seguido de un retorno de carro. Todos los factores que se indiquen en líneas subsiguientes (que no sean categorías) pertenecerán a esa categoría. Cada dimensión debe comenzar siempre con una categoría, ya que no puede haber factores sin categoría.

• Factores: Los factores se indican cada uno en una línea (seguidos de un retorno de carro). Opcionalmente se puede indicar para cada factor el peso. El mismo se debe colocar entre corchetes ( [ ] ) al final de la línea y debe consistir en un número entre -10 y 10. Si no se indica peso para un factor, se asume que es 0. Los factores se agruparán en la última categoría declarada en el formato.

Ejemplo de Datos

En el siguiente ejemplo se crean ambas dimensiones con las siguientes categorías y factores:

• Para la DIMENSION_0, la categoría Personas con 2 factores: Personal y Planta, con un peso de 10 y -5 respectivamente. Tambien se crea una categoría en blanco (sin factores) denominada Otros. Recuerde que el aplicativo automáticamente genera factores en blanco (con el símbolo *) para cada categoría si está tildada la opción correspondiente en la pantalla de Cargar/Guardar Datos.

• Para la DIMENSION_1, simplemente se crean 2 categorías en blanco, Mercados y Otros, sin asignarles ningún factor.

Inghenia :: SWOT es una herramienta de software gratuito para facilitar el Análisis Estratégico utilizando la metodología DAFO / FODA / SWOT, el que se centra en la definición de las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas que tiene la Organización (o un proyecto) con miras a establecer objetivos estratégicos tendientes a:

• Construir sobre las Fortalezas

• Eliminar las Debilidades

• Explotar las Oportunidades

• Mitigar las Amenazas

Con miras a facilitar el establecimiento y seguimiento de estos Objetivos Estratégicos, le hemos incorporado una funcionalidad que muestra un gráfico de la situación actual de la Organización, calculado sobre el promedio del peso de los factores en los ejes Debilidades-Fortalezas y Amenazas-Oportunidades.

El gráfico ayuda a visualizar la situación actual y dá una idea mas clara de cuales de las 4 estrategias planteadas conviene priorizar.

Si el criterio utilizado para establecer el peso actual de cada factor es uniforme, permite además efectuar un seguimiento en la medida en que la Organización se va acercando a la meta.

Compatibilidad

La función de graficación requiere de las prestaciones gráficas de HTML5 para funcionar, las que no están presentes por el momento en el navegador Internet Explorer.

Sin embargo hemos incluido un script que permite mostrar el gráfico aún en ese navegador. Si es usuario de Internet Explorer y el gráfico no aparece, reintente pulsando F5 ya que el citado script a veces se demora en cargar la primera vez que se utiliza la herramienta.

En Mozilla Firefox es posible guardar el diagrama como una imagen en la PC local, para luego incluirla en reportes, documentos, etc. Simplemente pulse el botón derecho del mouse sobre la imagen y elija la opción “Guardar imagen como”. Esta característica no está disponible en Internet Explorer ni en Google Chrome.

Links

• Herramienta Online Gratuita para Efectuar Análisis DAFO / FODA / SWOT

• Como realizar un simple análisis DAFO (SWOT)

Luego de una larga etapa de Beta Testing, salió el primer Release (que lleva la versión 1.5) del Bolt Browser para teléfonos que soportan la plataforma Java MIDP 2 y CLDC 1.0, lo que incluye a varios modelos de las marcas Blackberry, Motorola, Palm, HTC, etc. De acuerdo al sitio web de la compañía, el navegador, en su versión Lite, corre en teléfonos que no necesariamente se ubican en la categoría de teléfonos inteligentes o smartphones, aunque con menos prestaciones.

El navegador parece estar basado en el Apple Webkit (por lo menos así se identifica ante los sitios web), lo que lo hace compatible con la mayoría de los sitios Web. Tiene capacidad para mostrar videos embebidos, con soporte para streaming, RSS, manejador de descargas, entre otras funcionalidades. Según la compañía, el navegador es entre 25 y 50% más rápido que los de la competencia.

En lo que respecta a Javascript, trae soporte para ECMA Script 262 version 3 y para AJAX, pero no soporta por el momento ninguna funcionalidad de este lenguaje relacionada con eventos del Timer, por lo que muchas páginas con contenido dinámico no funcionarán adecuadamente.

Para teléfonos Blackberry hay una versión especial de Bolt, distinta a la standard para los demás dispositivos. Si desea instalarlo en un Blackberry, se recomienda entrar a http://boltbrowser.com directamente desde el teléfono. El navegador utilizará WiFi o BIS (Blackberry Internet Services) si están disponibles.

Efectué algunas pruebas en un Blackberry Bold 9000 y en un simulador de este mismo dispositivo, saqué las siguientes conclusiones:

• Tiene una demora importante al comenzar a navegar hacia una página, aún con WiFi y contra servidores ubicados en la red local.

• Una vez transcurrido ese “lapsus” (que vá de los 10 a los 20 segundos aproximadamente) la página aparece completamente rendereada en su parte visible. Al desplazarse por la página, hay demoras menores mientras va rendereando el resto.

• Las páginas se muestran muy bien, casi como se ven en un ordenador.

• Tiene muy buen manejo del trackball y utiliza las mismas teclas abreviadas que el navegador nativo del Blackberry (por ejemplo T y B respectivamente para ir al principio y final de la página).

• En general se puede afirmar que es bastante mejor y más rápido que el navegador incluido en estos dispositivos.

Les dejó algunas imágenes de ISOKEY, obtenidas con el simulador, navegando una piel standard. No hizo falta habilitar la piel móvil dada la alta compatibilidad de este navegador. La mayoría de las páginas funcionaron correctamente, incluso las que no funcionan el navegador standard del Blackberry (como el Gantt en versión Javascript).

Se trata de una herramienta de capacitación en materia de Análisis Estratégico utilizando la metodología DAFO, también conocida como FODA o por sus siglas en inglés, SWOT, el que se centra en la definición de las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas que tiene la Organización (o un proyecto) con miras a establecer objetivos estratégicos tendientes a:

• Construir sobre las Fortalezas

• Eliminar las Debilidades

• Explotar las Oportunidades

• Mitigar las Amenazas

Para más información sobre este tipo de Análisis, vea nuestro articulo en este link.

Requerimientos

La aplicación ha sido probada con éxito en los siguientes navegadores de Internet:

• Firefox 3.5 (recomendado)

• Apple Safari 3

• Google Chrome 3

• Internet Explorer 8

La herramienta no se ha probado en Internet Explorer 6 y probablemente no funcione en el mismo.

Se requiere una resolución mínima de pantalla de 1024×768 (1280×1024 recomendado).

No se requiere Flash ni ningún otro plugin, pero Javascript debe estar activado para que la aplicación funcione.

Características Principales

Mediante una interfaz muy fácil de usar e intuitiva, la herramienta permite realizar las siguientes acciones:

• Definir los factores DAFO, asignándoles un peso de -10 a 10 (positivo para las Fortalezas y Oportunidades y negativo para las Debilidades y Amenazas).

• Agrupación de los factores por Categorías

• Generación Automática de los Cuadrantes DAFO.

• Generación de una gráfica que muestra el estado actual y el vector estratégico

• Importación y Exportación de datos a archivos de texto

• Posibilidad de guardar y retraer los datos en la máquina local con sólo pulsar un botón

• Generación automática de Encuestas para ISOKEY, para relevar el peso de cada factor con los asociados.

• Manejo de plantillas, aunque por ahora tenemos solo una.

Ingreso de Datos

Para ingresar o editar datos, elija la opción “Ingreso de Datos” en el Menú Superior de la herramienta.

Las siguientes acciones están disponibles en esta opción:

• Expandir o colapsar categorías: haga click en el signo [+] ubicado a la derecha del nombre de la Categoría para expandirla y mostrar los factores que dependen de ella. Al expandir una categoría, esta misma opción se mostrará con el signo [-], el que puede pulsar para colapsarla.

• Asignación de peso para cada factor: haga click con el mouse en la grilla ubicada debajo de la descripción de cada factor para asignarlo. Note que al pasar el puntero se indica en un tooltip el valor que corresponde a cada casilla. Para que un factor aparezca en el cuadrante DAFO correspondiente debe tener asignado un peso distinto de 0.

• Edición de factores y categorías: Haga click en el texto de una categoría o factor y podrá editar el texto correspondiente. Para terminar la edición simplemente haga click en otra parte de la pantalla, no hace falta pulsar ENTER para confirmar los datos. También puede pulsar la tecla TAB para pasar a editar el siguiente campo, ya sea un factor o una categoría.

• Factores en blanco: Notará que en cada categoría hay una serie de factores que tienen un asterisco (*) en la descripción. Se trata simplemente de factores en blanco para que Ud los edite con el texto que considere apropiado. Tenga en cuenta que cualquier factor cuyo texto comience con un asterisco (o consista únicamente en un asterisco) no será incluido en la exportación/almacenado de datos, salvo si tiene un peso asignado.

Generación de los Cuadrantes DAFO

Seleccione la opción “Generar DAFO” en el Menú Superior y la aplicación automáticamente generará una tabla DAFO siguiendo los criterios:

• En el cuadrante Fortalezas se colocarán todos los Factores Internos cuyo peso es mayor que 0.

• En el cuadrante Debilidades, los Factores Internos cuyo peso es menor a 0.

• En el cuadrante Oportunidades, los Factores Externos con peso mayor a 0, y en el de Amenazas los que tienen un peso menor a 0.

• Los Factores sin peso asignado NO se incluyen en ningún cuadrante.

• Tampoco aparecen las categorías, estas son simplemente una guía para relevar los factores.

Generación de la Gráfica

Con miras a facilitar el establecimiento y seguimiento de estos Objetivos Estratégicos, le hemos incorporado una funcionalidad que muestra un gráfico de la situación actual de la Organización, calculado sobre el promedio del peso de los factores en los ejes Debilidades-Fortalezas y Amenazas-Oportunidades.

El gráfico ayuda a visualizar la situación actual y dá una idea mas clara de cuales de las 4 estrategias planteadas conviene priorizar.

Si el criterio utilizado para establecer el peso actual de cada factor es uniforme, permite además efectuar un seguimiento en la medida en que la Organización se va acercando a la meta.

La función de graficación requiere de las prestaciones gráficas de HTML5 para funcionar, las que no están presentes por el momento en el navegador Internet Explorer.

Sin embargo hemos incluido un script que permite mostrar el gráfico aún en ese navegador. Si es usuario de Internet Explorer y el gráfico no aparece, reintente pulsando F5 ya que el citado script a veces se demora en cargar la primera vez que se utiliza la herramienta.

En Mozilla Firefox es posible guardar el diagrama como una imagen en la PC local, para luego incluirla en reportes, documentos, etc. Simplemente pulse el botón derecho del mouse sobre la imagen y elija la opción “Guardar imagen como”. Esta característica no está disponible en Internet Explorer ni en Google Chrome.

Gestión de los datos

Al seleccionar la opción “Guardar/Cargar” en el Menú Superior, la aplicación genera automáticamente los comandos necesarios para recrear las categorías y factores actuales. Estos comandos se muestran en la caja de texto ubicada en la parte superior de esta página.

Las acciones posibles son las siguientes:

• Almacenado en un archivo local: Para guardar una copia local de su información en un archivo, simplemente copie al portapapeles lo totalidad de los comandos contenidos en el la caja de texto y luego péguelos en el notepad u otra aplicación de tratamiento de textos y guarde o comparta el archivo generado de esta forma. Para facilitar la selección de todo el texto, se cuenta con el botón Seleccionar todo ubicado debajo de la caja de texto.

• Importar: Esta opción carga en memoria los comandos contenidos en la caja de texto, reemplazando los datos actuales. Si guardó datos en un archivo de texto, péguelos en la caja de texto y luego pulse el botón Importar. Si los datos no contienen errores, será remitido automáticamente a la página de Entrada de Datos.

• Creación de Factores en Blanco: Si al momento de pulsar el botón Importar la opción Agregar items en blanco para cada categoría está tildada, la aplicación insertará 4 entradas en blanco (con asterisco) en cada categoría para que Ud pueda editarlos conforme se ha explicado.

• Guardar datos más fácilmente: Las opciones Guardar Datos y Cargar Datos permiten guardar en su máquina local los datos de un único Análisis con solo pulsar el botón respectivo. Tenga en cuenta que esta opción puede no estar disponible en su navegador de Internet. Si este es el caso, se le mostrará un mensaje indicando tal circunstancia.

• Si utilizó la opción Guardar Datos descripta en el párrafo anterior, al ingresar a la aplicación la misma se posicionará automáticamente en la página de Gestión de Datos para que Ud pulse Importar si desea cargar los datos guardados.

Generación de una Encuesta

Al pulsar la opción “Generar Encuesta” del Menú Superior, la aplicación generará en forma automática los comandos necesarios para que ISOKEY genere una encuesta solicitando para cada cuadrante, el peso para cada factor.

En la captura de pantalla de ISOKEY se aprecia como queda la encuesta una vez publicada (previamente embellecida con los comandos explicados aquí):

Se generará una encuesta con 4 páginas, una por cuadrante, y los datos se solicitan en la forma de una matriz de doble entrada, proveyéndose tambien de un campo memo para que los encuestados agreguen posibles omisiones en los factores o simplemente emitan comentarios.

Formato de Datos

El formato utilizado para persistir los datos es muy simple y consta de los siguientes elementos:

• Dimensiones: En el diagrama DAFO hay únicamente 2 dimensiones indicadas con los nombres DIMENSION_0, que corresponde al eje de las Debilidades-Fortalezas, y DIMENSION_1, que corresponde al eje de las Amenazas-Oportunidades. Las dimensiones comienzan con la etiqueta {DIMENSION_X} (donde X es 0 o 1 según corresponda) seguida de un
  retorno de carro y terminan con {/DIMENSION_X}, también seguida de un retorno de carro.
  Es obligatorio especificar ambas dimensiones.

• Categorías: Las categorías se indican con el nombre pertinente precedido del símbolo @ y seguido de un retorno de carro. Todos los factores que se indiquen en líneas subsiguientes (que no sean categorías) pertenecerán a esa categoría. Cada dimensión debe comenzar siempre con una categoría, ya que no puede haber factores sin categoría.

• Factores: Los factores se indican cada uno en una línea (seguidos de un retorno de carro). Opcionalmente se puede indicar para cada factor el peso. El mismo se debe colocar entre corchetes ( [ ] ) al final de la línea y debe consistir en un número entre -10 y 10. Si no se indica peso para un factor, se asume que es 0. Los factores se agruparán en la última categoría declarada en el formato.

Ejemplo de Datos

En el siguiente ejemplo se crean ambas dimensiones con las siguientes categorías y factores:

• Para la DIMENSION_0, la categoría Personas con 2 factores: Personal y Planta, con un peso de 10 y -5 respectivamente. Tambien se crea una categoría en blanco (sin factores) denominada Otros. Recuerde que el aplicativo automáticamente genera factores en blanco (con el símbolo *) para cada categoría si está tildada la opción correspondiente en la pantalla de Cargar/Guardar Datos.

• Para la DIMENSION_1, simplemente se crean 2 categorías en blanco, Mercados y Otros, sin asignarles ningún factor.

¿Tiene Plantillas de Análisis para Compartir?

Por ahora la herramienta tiene una sola plantilla base. Es mi intención agregar el manejo de múltiples plantillas y ahí es donde todos podemos colaborar.

Si armó una estructura de categorías que quiere compartir, tal vez incluso con factores de ejemplo, déjeme un mensaje en este blog y me contactaré con Ud, o directamente pegue en el mismo mensaje los comandos necesarios (los que aparecen en la opción “Guardar/Cargar”).

Cuando tengamos algunas plantillas habilitaré rápidamente una opción en la herramienta para poder utilizarlas.

Si bien los navegadores de Internet no tienen soporte nativo para esta funcionalidad, existe un plugin gratuito para Firefox que permite implementarla.

Una vez instalado el mismo, podrá arrastrar cualquier tipo de archivo en las páginas habilitadas para subirlos, por ejemplo para asociarlos a Documentos, Tareas y Asuntos. Debe arrastrar el archivo directamente sobre el campo habilitado para seleccionar el archivo, ya que si lo suelta en otro lugar de la página, el navegador intentará abrirlo en lugar de subirlo.

El plugin que hemos testeado solamente está disponible para usuarios de Firefox y se puede instalar desde la página de plugins de Mozilla.

Se trata de un desarrollo totalmente desvinculado con Inghenia, por lo que úselo bajo su propio riesgo!

Links

• Instalar el Plugin en Firefox

• Página del Desarrollador

Además de ser una herramienta de planeamiento y seguimiento estratégico, ISOKEY tiene incorporado todos los elementos necesarios para hacer una gestión efectiva de las Iniciativas Estratégicas y de otros tipos de proyectos que se encaren dentro de la Organización.

A esos fines, ISOKEY incorpora:

• Gestión de Asuntos y Tareas

• Workflows

• Gestión de usuarios y grupos con distintos niveles de permisos

Estos elementos estarán disponibles en donde se necesite. Por ejemplo, en el contexto de un Objetivo Estratégico o de una Auditoría.

Analizaremos a continuación los aspectos mas relevantes en lo que respecta a los Asuntos y Tareas.

Asuntos y Tareas

Los Asuntos son diferentes temáticas organizacionales que requieren un tratamiento coordinado, siguiendo determinados criterios para su gestión y que cuentan con el concurso de uno o múltiples involucrados.

ISOKEY tiene predefinidos diversos tipos de Asuntos como: Objetivos, No Conformidades, Iniciativas Estratégicas, Quejas, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, Proyectos, Reuniones, Círculos de Calidad, etc.

Los Asuntos de  ISOKEY se agrupan en Módulos (ej: No conformidades) y sub-módulos o Clases (ej: No conformidades internas). Los Asuntos son gestionados por un Coordinador y un serie de involucrados, los que pueden ser designados en forma manual o automatizada mediante reglas definidas por el usuario.

A un Asunto se le puede asociar un conjunto de Tareas con secuencias y plazos de ejecución, y a las que se asignan uno o más de los involucrados del Asunto con diferentes niveles de responsabilidad.

El sistema permite la creación de Tareas en forma manual, o mediante la importación de tareas existentes, o mediante la aplicación de Prototipos (plantillas) de Tareas e Hitos, lo que facilita la gestión de asuntos repetitivos.

Los Asuntos tienen Propiedades Comunes  que permiten organizar adecuadamente la gestión de los mismos asegurando que se cumplan los resultados esperados.

Además de los Asuntos predefinidos,  ISOKEY ofrece la posibilidad de crear nuevos Módulos y Clases de Asuntos, adaptándose así a necesidades particulares de cada Cliente.

Hitos

Un Hito es un punto en el tiempo que marca el inicio o el fin de una actividad. Los hitos están vinculados con las tareas ya que éstas pueden contribuir al cumplimiento de un determinado hito y a la vez pueden iniciarse a partir del cumplimiento de otro hito considerado.

Al ingresar una nueva tarea se puede especificar si se desea que contribuya a un determinado hito.

Pasos de Tareas

Las tareas pueden ser abiertas en Pasos de tarea para los cuales es posible establecer un responsable y un porcentaje de contribución al cumplimiento global de la tarea considerada.

A medida que se cumplen los pasos de una tarea, se podrá visualizar el porcentaje de avance en el diagrama de Gantt del asunto.

Demoras y Adelantos

Luego de haber iniciado una tarea y previo a cumplirla,   ISOKEY permite ingresar demoras o adelantos en la fecha de fin de la tarea. Al hacer esto se deberá especificar el motivo y la cantidad de días de la demora o adelanto generada/o.

En el diagrama de Gantt se mostrará en rojo o verde (dependiendo de si se registró una demora o adelanto) la cantidad de días ingresados.

Foros de Comunicación

Cada Asunto y cada Tarea que se haya definido dispondrá de un Foro independiente mediante el cual los distintos involucrados intercambiarán Mensajes y Archivos.

ISOKEY realiza un seguimiento de las lecturas de los mensajes de forma de garantizar una comunicación eficaz.

Entre otras funcionalidades, cada usuario de un foro puede realizar un seguimiento de la lectura de sus mensajes por los demás integrantes del mismo, pudiendo enviar mensajes por correo electrónico para solicitar la lectura de mensajes no leídos.

También se pueden definir formularios de encuestas para todos los integrantes de un foro de manera que los resultados de la encuesta sean totalizados en el mismo foro. Estas encuestas pueden ser públicas (resultados visibles para todos los integrantes del foro) o privadas (resultados visibles solamente para el que ingresó el formulario de encuesta). Los resultados totalizados son exportables a MS Excel.

Notificaciones de eventos

ISOKEY maneja una amplia gama de notificaciones automáticas como forma de recordar o hacer notar a los usuarios determinados eventos del sistema. Se notifica el inicio y vencimiento de tareas relacionadas con asuntos, la eventualidad de mensajes levantados a los foros, los pendientes de revisión, aprobación y distribución de documentos, entre otros.

El envío de notificaciones se puede hacer por correo electrónico y/o a través de una sección especial de la pantalla de Mis Tareas y es parametrizable por Usuario y por Módulo, de manera de asegurar la eficacia de las notificaciones teniendo en cuenta que las necesidades de los usuarios varían considerablemente.

Esta es una mejora que muchos apreciarán y que estará disponible en la próxima versión de ISOKEY. Se trata de un gestor de imágenes accesible desde el Editor Estratégico y que facilita la inclusión de imágenes en los diagramas, contando con las siguientes funcionalidades:

• Subir archivos de imágenes: se puede seleccionar múltiples archivos de imágenes y luego subirlos al server pulsando un botón. Es posible indicar si se desea que se reemplacen imágenes con el mismo nombre.

• Galería de Imágenes subidas recientemente: Muestra todas las imágenes que el usuario ha subido durante la sesión actual.

• Galería de Todas las Imágenes: Muestra todas las imágenes disponibles en el server para los diagramas.

• Es posible incluir las imágenes en el diagrama directamente desde la galería. La imagen se pegará conservando sus medidas originales.

En la versión final es probable que se incluya el manejo de múltiples carpetas para facilitar la organización de los archivos en el server.

La nueva versión de este navegador, que lleva el número 3.0.195.21, ha solucionado las incompatibilidades que no permitían usarlo para acceder a ISOKEY en algunas de sus páginas.

Los problemas solucionados son principalmente los siguientes:

• Diálogos emergentes: en versiones anteriores, los diálogos que aparecen por ejemplo para seleccionar registros en un carrito, se presentaban vacíos o directamente no se desplegaban.

• Elementos desalineados en algunas páginas, por ejemplo el visor del Organigrama.

Además de la solución a estos problemas, la nueva versión incluye soporte para HTML 5 y mejoró aún más la velocidad en que presenta las páginas Web.

Cabe recordar que la compatibilidad con otros navegadores, como Firefox, Safari y ahora Chrome, es únicamente a partir de la Versión 6.0 de ISOKEY y no comprende las extensibilidades desarrolladas a la medida con anterioridad al Release de esta versión, para las cuales seguirá siendo necesario utilizar Microsoft Internet Explorer 6 o superior.