Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.

Destaco algunas de las conclusiones a las que arribaron los panelistas de la Jornadas sobre Gestión Documental, organizadas tiempo atrás por Indra, Vignette y Sun Microsystems:

• El reto de la gestión documental es buscar soluciones “funcionales y tecnológicas que garanticen su fiabilidad e integridad, a la vez que un acceso seguro”.

• Un factor clave para el éxito es la implementación “de arriba a abajo” o en sentido descendente de la gestión documental. Es decir, hay que evitar que el desarrollo de la gestión documental esté conducida por tecnologías o fabricantes concretos, insistiendo en la importancia de que el sistema documental esté perfectamente integrado con otros sistemas de información relacionados.

• La gestión documental es una función clave que debe estar “alineada con la estrategia y los objetivos de negocio, orientada a los procesos sobre los que se desarrolla la estrategia e integrada con los sistemas de información y gestión que dan soporte a estos procesos”.

Cada día más organizaciones se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas.

Apuntando a esto ISOKEY dispone del módulo de “Control de la Documentación”,  cuyo objetivo es asegurar que la documentación aprobada y vigente de la empresa esté disponible en los puntos de uso. Para lograr ese objetivo, además de disponer de varios mecanismos de distribución, los documentos aparecen integrados en todas partes del sistema, vinculados con procesos, estrategias, workflows, diagramas, etc.

El módulo asegura entre otras cosas la trazabilidad, comunicación y facilidad de localización de los documentos. A esto se le suma la fiabilidad y seguridad de acceso que brinda ISOKEY, transformándolo en una herramienta muy potente para la gestión de documentos de todo tipo de organizaciones.

Los semáforos (verde, amarillo, rojo) son una herramienta muy efectiva de comunicación a la hora de mostrar el estado de un indicador asociado con un nodo estratégico de la organización, sectores o individuos.

Hay diferentes sistemas para determinar el color del semáforo para determinado indicador en un periodo dado. A continuación analizaremos las alternativas disponibles cuando estos semáforos se calculan automáticamente por un software de Balanced Scorecard como ISOKEY.

Semáforos Cuantitativos

La mayoría de nuestros indicadores estarán basados en fuentes de datos numéricos (mediciones), las que nos brindarán como mínimo la siguiente información:

• Periodo medido, por ejemplo Enero/2009

• Valor Real

• Valor Esperado

• Valor Crítico, el que generalmente se expresa como un porcentaje del Valor Esperado.

Para este tipo de indicadores resulta bastante sencillo calcular un semáforo. Supongamos que se trata de un indicador “mas es mejor”, el color del semáforo se puede determinar de la siguiente forma:

• Verde Si el valor Real es igual o mayor que el Valor Esperado

• Amarillo Si el Valor Real es igual o mayor que el Valor Crítico pero menor al Valor Esperado

• Verde Si el Valor Real es menor al Valor Crítico

Estas reglas se aplicarán tambien sobre los semáforos de indicadores que se calculan en base a la agregación o sampleo de otros indicadores con métricas.

Semáforos Cualitativos

En algunos casos no es posible o conveniente utilizar fórmulas matemáticas para derivar métricas que nos permitan cuantificar el estado de un indicador. Esta situación se da sobre todo en indicadores compuestos, cuyo estado resulta del análisis de varios indicadores conceptualmente distintos.

Un ejemplo de este tipo de indicadores podría ser el que muestra el estado de una perspectiva. Para estos casos es posible elaborar reglas que determinan el color del semáforo en base a los colores de los semáforos de los indicadores fuente.

El sistema que implemente este tipo de determinación de estado, debe ser lo suficientemente flexible como para dar la libertad de construir estas reglas tomando en cuenta las circunstancias de cada indicador en particular. Las reglas deben permitir, entre otras cosas:

• Evaluar el estado de la totalidad de los indicadores fuente

• Evaluar el estado de la la mayoría

• Evaluar el estado de “al menos uno” de esos indicadores

• Evaluar el estado de determinado o determinados indicadores en particular. Esto es importante porque permite asignar mayor peso a un indicador en particular.

La forma común de semáforo cualitativo consiste en una serie de reglas “al menos uno”. Si bien es simple de implementar, en algunos casos el esquema es demasiado estricto:

• Verde Si todos los indicadores fuente están en verde.

• Amarillo Si hay algún indicador fuente en amarillo pero ninguno en rojo.

• Verde Si algún indicador fuente está en rojo.

Semáforos Personalizados

En algunos casos se necesita de regla especiales no contempladas para determinar el estado. Para resolver esto los sistemas deben proveer de las APIs necesarias como para que se desarrollen componentes a la medida de las necesidades de determinado indicador.

Por ejemplo hace un tiempo un usuario nos pidió que calculáramos el semáforo de un indicador a partir del último estado disponible de los indicadores fuentes, aunque no correspondiera al periodo de tiempo siendo calculado en ese momento.

Semáforos Manuales mediante Dictámenes (Assessments)

En algunos indicadores no será posible emplear ninguno de los métodos automatizados descriptos, sino que será necesario que un analista, con los datos a la vista, dictamine el estado de un indicador para un período dado. Lo que hará es directamente establecer el color del mismo y acompañará un informe que justifique la decisión.

De cualquier manera, no importa cual sea el método empleado, un analista debe siempre poder ingresar un dictamen a los efectos de modificar el estado manualmente. Esto sobre todo porque un cambio en determinadas circunstancias, por ejemplo nuevos factores externos, pueden significar cambios importantes en las metas, lo que se debe reflejar inmediatamente, sin tener que esperar a que los especialistas modifiquen las fórmulas o los Valores Esperados para actualizarlos al nuevo escenario (lo que puede llevar bastante tiempo si el árbol de indicadores es complejo).

Semáforos especiales

En algunos casos mostrar simplemente un color no es conveniente, sino que es necesario reflejar de alguna manera el estado de los indicadores fuentes en una gráfica sencilla.

Apuntando a esto, ISOKEY incluye un tipo especial de semáforo que muestra un pequeño gráfico de torta mostrando la distribución del estado de los indicadores fuente en tres colores:  verde, amarillo y rojo.

Nota final

Nunca debemos olvidar que los semáforos son una herramienta de comunicación. Si el estado de los mismos no está correctamente actualizado acorde a las circunstancias, pueden resultar desmotivantes llevando incluso a la perdida de dinero o de empleados valiosos para la organización.

La comunicación de la estrategia, las metas y los resultados ya no pueden circunscribirse a reportes estáticos sino que deben evolucionar en herramientas interactivas, con esquemas de navegación intuitivos.

Las herramientas de Balanced Scorecard deben ser el Twitter y el Facebook de las empresas, en el sentido en que tienen que ser muy eficientes e inmediatas a la hora de comunicar, y a su vez deben facilitar la interacción y discusión entre los empleados.

Apuntando a eso, herramientas como ISOKEY permiten crear en forma sencilla portales Web completos, a la medida de la empresa, embebidos con las capacidades de la Web 2.0. A eso se suman las herramientas de comunicación como los foros, los flujos de novedades, la interacción por correo electrónico, etc.

Si quieren leer un poco más acerca de esto, vean este artículo publicado recientemente por el Balanced Scorecard Institute.

El comando @MATRIX de las encuestas de ISOKEY nos permite definir una serie de preguntas que tienen las mismas opciones de respuesta. Las preguntas agrupadas en esta matriz, se muestran en una tabla con botones radiales para seleccionar la respuesta a cada una. De ahí que este esquema es también conocido como “palomar” o “piggeon holes”, dado que su estructura visualmente se parece a la que se construye para albergar a las palomas.

Es posible agregar una o varias matrices a una misma encuesta. La síntaxis que se utiliza es la siguiente:

Por ejemplo, si ingresamos el siguiente texto:

El resultado que obtendremos será:

Cabe recordar que cualquier texto que se coloca entre las etiquetas {B} y {/B} aparecerá en negritas. Para itálicas se utiliza {I} y {/I} y para subrayado {U} y {/U}.

En el siguiente ejemplo utilizaremos palabras en lugar de números para las respuestas e indicaremos que algunas de estas últimas no serán visibles en la encuesta (pero sí para el análisis de resultados). Para lograr esto se utiliza el código @I en la respuesta que se desea ocultar:

El resultado es el siguiente:

Comandos avanzados

Los comandos que se describen a continuación están destinados a mejorar la estética de las matrices y de las encuestas en general. No están disponibles en la Versión 6.0 standard de ISOKEY, pero puede solicitar a Inghenia su instalación sin cargo si lo desea.

Para utilizar los comandos COLOR, STYLE y CSS se requiere tener un conocimiento previo de CSS.

En el siguiente ejemplo final estaremos utilizando todos estos comandos:

• En primera instancia se utiliza el comando CSS para espaciar más las filas de las matrices, cambiar algunos colores y colocar una imagen en el ángulo inferior derecho del formulario de encuestas.
• Se utiliza varias veces BR para incorporar retornos de carro. Hay que recordar que las líneas en blanco no generan retornos de carro en el formulario de la encuesta.
• El comando STYLE se está utlilizando para variar color, peso y tamaño de fuente.
• Finalmente se incluye el comando MATRIX-ALTERNATE para alternar los colores en las filas de las matrices

Y este es el resultado final:

En sintonía con nuestra estrategia de expansión hacia otros navegadores y dispositivos, nuestro equipo de desarrollo está trabajando en un skin para ISOKEY 6.0 que permita una mejor visualización de las páginas en las pequeñas pantallas de los teléfonos inteligentes, así como en las adaptaciones para que corra sin errores con las limitaciones que imponen navegadores Web preinstalados en estos dispositivos.

Si bien este desarrollo está en su versión “alfa”, ya se pueden acceder a varias prestaciones básicas de ISOKEY, como por ejemplo:

• Páginas de Mis Tareas y Módulos.
• Páginas de Acceso a registros, con todas las funciones de filtrado, ordenado y búsqueda.
• Visualización de Informes de todo tipo, como los de los asuntos, tareas, documentos, indicadores, auditorías, etc.
• Foros, incluyendo altas de mensajes con archivos anexos.
• Alta y Edición de Asuntos, etc.

Les dejo unas capturas de pantalla, en este caso tomadas de un Blackberry Bold 9000:

La empresa INCA, perteneciente al grupo AKZO Nobel, adquirió el paquete de “Módulos ISO” para el soporte de su Sistema Integrado de Gestión (ISO 9000 / ISO 14000 / OHSAS 18000).

Desde el año 2007 INCA ha utilizado ISOKEY para el soporte tecnológico de su Balanced Scorecard, incluyendo la preparación y publicación de mapas estratégicos, la gestión de indicadores y la gestión de iniciativas estratégicas.

A partir de 2009, además de lo antes mencionado, se agrega la gestión de no conformidades y auditorías, el control de la documentación, la realización de encuestas y la gestión de proyectos, entre otros.

Esta ampliación en el uso de ISOKEY es el resultado de su fuerte aceptación y valoración por parte de los usuarios finales.

Relacionado: inghenia.com/inca-isokey

Uruguay Mineral Exploration es una compañía de producción y exploración de oro establecida en Canadá que identifica y desarrolla proyectos minerales en América del Sur. Actualmente UME ha elegido a ISOKEY como su herramienta de gestión integral para el soporte de las actividades de alto impacto en su Sistema de Gestión Integral, apoyando así la visión de las altas gerencias y directores quienes buscan la excelencia en los procesos de la compañía a través de la mejora continua y procesos de alto rendimiento.

Luego de una exitosa primera etapa de implantación de ISOKEY para la gestión de indicadores y no conformidades de producción, y documentos de gestión, el 2009 ha sido elegido para iniciar las actividades bajo una segunda etapa de implantación de esta herramienta, que permitirá conectar a ISOKEY con otros sistemas de misión critica de la organización como ser el software de gestión y el software de control industrial. También se trabajará en la implantación de otros módulos de ISOKEY entre los que se incluyen inspecciones de seguridad, gestión de incidentes y accidentes, gestión de competencias, evaluación de aspectos ambientales, gestión de contratos y gestión de cambios, entre otros requisitos funcionales y no funcionales.

INGHENIA agradece la confianza puesta por UME en su producto ISOKEY y en el equipo humano que compartió el caso de éxito vivido de la fase inicial.

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Relacionado: inghenia.com/novedades/isokey

Con gran satisfacción a comienzos de este mes se terminó la etapa de beta-testing para la Versión 6.0 de ISOKEY, la que se encuentra ya disponible para su instalación en los servidores de nuestros clientes.

Sigue un detalle de las principales mejoras introducidas.

Asuntos/Tareas/Auditorías

• Gantt Silverlight

Nueva vista escalable, con zoom e información ampliada, mostrando en una misma pantalla el gantt previsto, real y proyectado. Facilita su impresión en modo apaisado.

• Tareas de autoinicio

En el reporte de la tarea se indica con el literal “Iniciar automáticamente” junto a la fecha de inicio prevista, cuando así está configurada.

• Notificación de auditorías

La notificación que se emite cuando faltan N días para la fecha prevista se emite al coordinador de la auditoría, a los auditores y auditados.

Mis Tareas

• Mejoras a consultas en Mis Foros

• “Mis Novedades” se sustituye por consulta de “Mis mensajes” con filtros por estado, remitente y fecha.

• Se incorpora consulta de “Mis recordatorios” con filtros por estado y fecha.

Control de Documentación

• Acceso a documentos obsoletos para administradores de documentos

• Historia de permisos en documentos

Se registran los cambios de permisos en la historia del documento, además de la historia del usuario afectado.

• Notificación a encuestados

El texto de la notificación se muestra en la pantalla de vista previa, junto con el formulario de encuesta.

Balanced Scorecard / Indicadores

• Escalamiento opcional en visor de diagramas SVG

Esto permite visualizar el diagrama en su tamaño original o escalado al tamaño de la ventana.

• Visor de diagramas Silverlight

Se dispone del visor de diagramas en Silverlight, como alternativa del visor SVG.

• Indicador modalidad “Centrado es mejor”

La franja de verde se determina definiendo un porcentaje del valor objetivo y estará centrada en el dicho valor. Las franjas amarillas y rojas se distribuyen a ambos lados de la franja verde, según el porcentaje de amarillo que se defina.

• Relacionar indicadores con asuntos

Desde el indicador es posible relacionar con asuntos (al igual que en nodos estratégicos o de procesos) y esta relación se muestra en los cuadros correspondientes.

Administración de Usuarios

• Integración con Active Directory

Es posible sincronizar usuarios del AD con Personas/Usuarios de ISOKEY, sincronizar membrecías de grupos del AD con Grupos de ISOKEY, importar datos adicionales de Personas/Usuarios desde el AD y autenticar usuarios.

• Archivo de usuarios y personas

Esta funcionalidad remplaza al borrado físico de usuarios. Un usuario archivado no tendrá acceso a ISOKEY ni recibirá notificaciones ni contará para el licenciamiento. Los cargos investidos por un usuario archivado mantendrán sus responsabilidades existentes pero no serán elegibles para asignar nuevas responsabilidades.

• Valores iniciales para datos de usuarios.

Es posible configurar los valores iniciales de la periodicidad del recordatorio de “Mis tareas”, el nivel de alertas y el perfil de notificaciones cuando se da de alta un usuario.

• Baja de grupos.

Disponible desde el reporte del grupo de usuarios.

• Auditoría de claves.

Es posible configurar un tiempo mínimo y máximo para cambio de clave del usuario, controlar la repetición de claves e inhabilitar al usuario por inactividad prolongada.

Nuevas opciones disponibles desde el reporte del usuario:

• Historia del usuario/persona. Las modificaciones de datos y/o permisos se registran en su historia, tal como lo hacen los asuntos y tareas. También se registran los cambios de membrecía en foros.

• Baja de membrecía en grupos de usuarios.

• Visor de permisos de usuario. En el reporte del usuario se dispone de un cuadro donde se muestran los permisos del usuario, ordenados por categoría (documentos, indicadores, planes, procesos, etc.) y con la posibilidad de removerlos todos o individualmente.

• Asuntos como involucrado.

• Involucramiento en asuntos. Es posible involucrar al usuario en múltiples asuntos en una única operación.

• Permisos sobre documentos. Es posible establecer o revocar permisos a un usuario sobre un conjunto de documentos en una única operación.

• Administración de documentos. Es posible asignar a un usuario la administración de un conjunto de documentos seleccionables mediante filtros por grupo de documentos, estado, tipo de documento y administrador.

Otros

• Compatibilidad con otros navegadores

Es posible utilizar la mayoría de las prestaciones del sistema utilizando los navegadores Mozilla Firefox y Apple Safari, además del Internet Explorer de Microsoft.

• Pieles

ISOKEY ahora soporta pieles, las que se programan por encargo a la medida del cliente.

ISOKEY V6 con un skin a la medida para Inghenia

• .NET Framework 3.5

Se migraron los componentes de ISOKEY a la plataforma .net framework 2.0 y 3.5, la cual aporta beneficios en materia de performance y nuevas funcionalidades.

• Sesión del usuario

Se incorpora la opción de cierre de sesión y la posibilidad de recordar el login (válido para forms authentication).

• Selección del cargo por defecto

Cuando el usuario inviste más de un cargo, aquel que seleccione en el combo de cargos será recordado para futuras sesiones.

• Virtualización

Es posible instalar ISOKEY en un servidor virtual.

• Mejoras al componente de envío de correos

Es posible enviar correo autenticado.
Se incorpora un sistema de reintentos que permite la recuperación ante fallos del servidor de correo (externo a ISOKEY).

• Extensiones al Balloon popup

Se dispone de popups para asuntos, tareas, documentos, indicadores, mensajes de foro, grupos de mensaje y mensajes sin leer.

• Selecciones múltiples de registros

En aquellas pantallas donde es posible seleccionar múltiples elementos se generalizó el uso de filtros que permiten filtrar y seleccionar convenientemente (ej. pantalla de edición de miembros de un grupo de encuestados).

• Literal IS-KEY

Se cambió el literal IS-KEY por ISOKEY en los títulos de las notificaciones que se envían por correo, de manera que si el usuario opera con reglas en su cliente de correo deberá ajustarlas en consecuencia.

Módulo de Seguimiento de plazos de asuntos

• Es posible definir asuntos que “miran” un determinado conjunto de asuntos y establecen el estado de semáforos en función del atraso de las tareas controladas.

• El estado de cada semáforo se establece en función del criterio para valorar atrasos, expresado en cantidad de días o en porcentaje, y dependiente de la prioridad de las tareas (alta, media o baja).

• En un asunto de control se puede establecer qué clases serán controladas y cuáles serán los criterios generales para todos los asuntos de la clase (asuntos coordinados, asuntos supervisados o tareas de mi responsabilidad). También se puede incluir o excluir asuntos explícitamente.

• Es posible establecer criterios de control especiales, para aquellos asuntos que deban controlarse con un criterio diferente al general.

• Del mismo modo se puede establecer criterios especiales a nivel de tareas. Este esquema de fijación de criterios permite definir muy rápidamente configuraciones generales, a la vez que brinda total flexibilidad en cuanto al manejo de las excepciones.

• El reporte del asunto de control muestra información detallada de las tareas cuyo semáforo no esté en verde (descripción, asunto, prioridad, demoras y atraso).

• Es posible emitir notificaciones a los responsables del asunto de control cuando algún semáforo cambia de estado y según el grado de involucramiento.

Módulo de Gestión de Competencias

• Es posible definir un conjunto de competencias, las cuales se pueden asociar a cargos definiendo un peso relativo en cada caso.

• Es posible asignar competencias a una persona, estableciendo el porcentaje de cumplimiento de cada una.

• Es posible definir la cantidad de personas requeridas para un cargo.

• En base al cumplimiento individual de cada persona y a la cantidad de personas requeridas para el cargo se calcula el porcentaje de disponibilidad del cargo.