En este artículo de la Harvard Business School, Robert S. Kaplan nos propone una fórmula muy sencilla que nos servirá de base para medir la rentabilidad que nos proporciona cada cliente:
Costo por hora del grupo de trabajo
Tiempo empleado en el cliente, producto y servicio
Por ejemplo, si un departamento de atención al cliente tiene un costo de $ 70 por hora, y una operación para un cliente se toma 24 minutos (0,4 horas), el costo de esta operación para este cliente es de $ 28. El enfoque ha sido aplicado con éxito en más de 100 organizaciones y hasta incluso en empresas con cientos de miles de productos y servicios, decenas de departamentos de operaciones y miles de clientes. El resultado final es la capacidad de medir la rentabilidad de cada cliente en forma precisa y con un sistema que es fácil de aplicar y barato de mantener y actualizar.
La capacidad de medir la rentabilidad a nivel de cada cliente permite a las empresas a considerar nuevas mediciones de rentabilidad del cliente, tales como “porcentaje de clientes no rentables” o “dólares perdidos en relación con los clientes no rentables”.
Si estos indicadores son negativos, será una señal clara de que es necesario apelar a una estrategia para corregirlo. Tal vez haga falta bajar los costos en la relación con el cliente, usando por ejemplo Internet en lugar de telefonistas. O tal vez el cliente es poco rentable porque no consume más que un producto o servicio.
Las mediciones de la rentabilidad del cliente proporcionan un enlace entre el éxito del cliente y rendimiento financiero. Muchas empresas han experimentado un crecimiento de ingresos sin obtener provecho. Analizar la incidencia de los clientes no rentables y la magnitud de las pérdidas que estos ocasionan, hará que la organización ponga el foco en gestionar a los clientes con la mira en las ganancias y no solamente en las ventas, alineando de esta forma la atención al cliente con los objetivos financieros.
Estos dos términos, scorecards y tableros, son frecuentemente utilizados indistintamente. Sin embargo, no son lo mismo, ya que si bien ambos son alimentados por las mismas mediciones, tienen propósitos diferentes. Los tableros por una parte, sirven para controlar, generalmente en tiempo real, el estado de los procesos, en tanto que los scorecards nos permiten analizar el grado de avance que tienen los objetivos estratégicos de la organización.
Ambos esquemas son necesarios para detectar problemas y aplicar acciones correctivas en procesos, o efectuar ajustes en una estrategia que siempre debe ser dinámica.
Analizaremos algunas de las diferencias mas relevantes entre uno y otro:
| Tableros |
Scorecards |
| Representan una forma de hacer seguimiento de resultados |
| Utilizan los mismos elementos gráficos, como por ejemplo semáforos |
| Tienen objetivos, umbrales y alertas |
| Proveen navegación hacia otras métricas o reportes, incluidos los más detallados (drill down) |
Reportan lo que uno puede medir.
Un tablero no es más que un conjunto de métricas que uno ya tiene puestas todas juntas.
No comunican el impacto o importancia de estas métricas. |
Reportan lo que uno debería medir.
Incluyen el resultado del análisis y definición de objetivos estratégicos y sus relaciones causa-efecto.
De esta forma se comunica el verdadero impacto de las métricas sobre el conjunto, promoviendo la mejora continua. |
| Actualización muy frecuente de los datos, a veces en tiempo real |
Actualización periódica, generalmente mensual o trimestral |
| Puede no tener valores esperados |
Debe tener valores esperados |
Monitorea y mide procesos
Es operacional. Muestra gran cantidad de mediciones de uso cotidiano, indicadores de performance (PI), sin importar mucho como están relacionadas, sin reflejar ningún objetivo estratégico. Generalmente están conectados a sistemas que capturan datos en tiempo real y alertan cuando algo se sale de los parámetros de control. |
Muestra progreso en relación con un objetivo estratégico
Muestra el estado de indicadores clave de performance (KPI), congelados por periodos, y que siempre están asociados a objetivos estratégicos. Los KPI miden la actividad de la organización, en un nivel macro, comparada con las metas propuestas, lo que generalmente se expresa en porcentajes de cumplimiento. |
Para más información, lea How are Balanced Scorecards and Dashboards Different? de Gary Cokins.