Hace más de 10 años en Symnetics estudiamos la relación que existe entre estrategia y desempeño. Estos estudios realizados en Latinoamérica demuestran que las organizaciones definen bien su estrategia pero fallan en la implementación.

Las principales barreras para implementar la estrategia que relevan estos estudios son, por ejemplo:

• No existe un modelo de gestión para implementar la estrategia y alinear las áreas.

• No existe un proceso para implementar la estrategia

• No existe un programa estructurado para comunicar la estrategia hacia todos los rincones de la organización.

• En la mayoría de los casos la cultura (a través de una gran resistencia al cambio) es una gran barrera para implementar la estrategia.

• En muchas organizaciones, un bajo nivel de liderazgo y compromiso del equipo ejecutivo complica aún más la capacidad de ejecución.

Estos problemas de implementación de la estrategia motivaron a los Doctores Robert Kaplan y David Norton a crear en la mitad de los años 90 el Balanced Scorecard. El objetivo fue crear un modelo de gestión estratégico que asegure una mejor implementación de la estrategia.

Con el tiempo muchas organizaciones con y sin fines de lucro en todo el mundo adoptaron el modelo de Balanced Scorecard.

Una encuesta revelo que la mitad de las empresas Fortune 1000 usan el Balanced Scorecard como principal modelo de gestión de la estrategia. Esta encuesta también revela que la mitad de estas empresas que usan el BSC lograron buenos resultados, la otra mitad no.

Que hicieron estas empresas para lograr buenos resultados en la implementación de la estrategia? No solo implementaron un modelo de gestión, sino que crearon una estructura específica con recursos asignados a la gestión de la estrategia.

Esto originó la creación del concepto de la Oficina de Gestión de la Estrategia (OSM por sus siglas en inglés). La OSM se implementó en muchas organizaciones en los últimos 5 años. Muchas de estas organizaciones han superado con éxito algunos desafíos en la creación e implementación de la OSM.

En esta nota les comparto algunos de estos aprendizajes y reflexiones sobre la oficina de gestión de la estrategia:

Cuál es realmente el objetivo de la OSM?

• Implementar un proceso de gestión de la estrategia (formulación e implementación de la estrategia)
• Asegurar que la estrategia se implemente con éxito en la organización.

Cuáles son los aspectos claves a tener en cuenta en la implementación de la OSM?

Compromiso del número 1: La creación de esta oficina tiene que contar con todo el compromiso del gerente general. El gerente general debe estar totalmente convencido en crear la oficina para implementar un nuevo modelo de gestión estratégico y asegurar la ejecución de la estrategia.

Liderazgo de la OSM: La OSM debe ser asignada a una persona con capacidad de liderazgo. La OSM tiene que tener jerarquía dentro de la organización. Para asegurar una buena implementación de la estrategia la OSM debe desarrollar una visión de largo plazo y de pensamiento estratégico en todo el equipo gerencial.

El rol de Facilitador de la OSM: El principal rol de la OSM es ser un gran facilitador para que la estrategia se implemente y que las cosas sucedan, pero no debe hacerse cargo completamente de la implementación de la estrategia. La estrategia se implementa en toda la organización. Por sus características, el rol de facilitador crea tensiones entre las gerencias y la gerencia general. Este es otro desafío que el director de la OSM debe afrontar.

Responsabilidades claras: La OSM debe tener responsabilidades muy bien definidas que establezcan cual es su aporte a la implementación de la estrategia. Las principales responsabilidades que tiene la OSM es: Formular y revisar la estrategia de la organización, traducir la estrategia en un Mapa Estratégico, definir un Balanced Scorecard para poder medir el avance de la estrategia, hacer un seguimiento de las iniciativas y asegurar una buena comunicación y alineamiento en todos los niveles de la organización.

Gestión de Proyectos: El corazón de la implementación de una estrategia está en tener una buena gestión de proyectos. Si una empresa cuenta con capacidad de gestión de proyectos tiene gran parte del camino ganado. A su vez, si la organización tiene implementado una PMO (Project Management Office) esta debe estar dentro de la OSM para tener un buen alineamiento entre la estrategia y la gestión de proyectos.

Tipo de Puesto: La OSM es una posición full time y no part time. En organizaciones más chicas puede ser que en una primera etapa un gerente parte de su tiempo le dedique a la OSM y otra parte de su tiempo le dedique a seguir haciendo sus tareas diarias. La experiencia demuestra que para garantizar el éxito de la OSM los recursos asignados deben ser full time.

Demostrar resultados: Por ultimo la OSM debe demostrar resultados concretos en el corto plazo. Si el objetivo de la OSM es asegurar la implementación de la estrategia, debe demostrar cual es el aporte de la OSM en la implementación de las iniciativas estratégicas.

La OSM no es una unidad de negocio y tampoco es una función de staff. Su principal rol es ser un gran facilitador.

La OSM tiene el gran desafío de asegurar una efectiva implementación de la estrategia en la organización.

Las organizaciones que han implementado con éxito la OSM están obteniendo ventajas competitivas en sus mercados.

En muchas empresas, la estrategia está casi totalmente desconectada de la ejecución. ¿Por qué existe una brecha tan grande entre la estrategia y el desempeño real? ¿Quien debe encargarse de asegurar la conexión entre estrategia y operación?…

En la mayoría de los casos, la desconexión entre la formulación de la estrategia y su ejecución es debido a que las actividades suelen ejecutarse de manera aislada y sin ser guiadas por la estrategia global de la organización.

Precisamente, el Balanced Scorecard tiene por objetivo cerrar esta brecha.

Ahora bien, las organizaciones que han sido capaces de mantener su foco en la estrategia han establecido una nueva área a nivel corporativo para supervisar todas las actividades relacionadas con la estrategia, un área que llamamos “oficina de gestión de la estrategia” (OSM, por sus siglas en inglés). Esta área está liderada por el Chief Strategy Officer.

¿Qué responsabilidades debe asumir la OSM? Veamos algunas de las características fundamentales de la OSM y la manera en que puede ayudar a las organizaciones a lograr una ejecución exitosa.

Crear y gestionar el Balanced Scorecard

Como dueña del proceso de Balanced Scorecard (BSC), la OSM debe asegura de que cualquier cambio introducido en la reunión anual de planificación estratégica o en cualquier otra reunión trimestral, se refleje en el BSC y en el mapa estratégico de la empresa.

Como guardián del Balanced Scorecard, también estandardiza la terminología y las definiciones de medición entre las diferentes áreas de la organización, selecciona y administra el sistema de reporte y vela por la integridad de la información en el BSC.

Alinear todos los niveles de la organización

Una adecuada ejecución exige que las estrategias de las distintas unidades de negocios, y funciones de apoyo se encuentren alineadas con la estrategia global de la organización.

Las OSM deben ayudar a toda la empresa a tener una visión consistente de la estrategia y a gestionar sistemáticamente la alineación organizacional, supervisando el proceso de desarrollo de los BSC y desplegándolos hacia los distintos niveles de la organización.

La OSM define las sinergias que se crearán mediante la interacción de las unidades en los niveles inferiores de la organización y se aseguran de que las estrategias y BSCs de las unidades y funciones de apoyo estén ligados entre sí y con la estrategia corporativa.

Revisar la estrategia

Los altos ejecutivos acostumbran reunirse entre cuatro y ocho horas una vez al mes para revisar el desempeño y ajustar la estrategia y su ejecución. Gestionar esta reunión es una función central de la OSM. Asegurar un foco estratégico durante la reunión hace que las decisiones que se tomen sean realmente de alto impacto para la organización. La OSM luego monitorea la reunión para determinar planes de acción y hace un seguimiento para asegurar que los planes se ejecuten.

Desarrollar la estrategia

Normalmente, la formulación de la estrategia es responsabilidad del área de planificación estratégica. Pero desarrollar la estrategia no debería ser un acontecimiento que ocurra una vez al año. Como ejecutivos no podemos esperar un año para tomar decisiones de largo plazo en la organización. Justamente, las empresas que adoptan el BSC lo hacen porque comprenden que la gestión de la estrategia es algo dinámico y no estático.

Esto hace que la OSM tenga como principal rol asegurar que el proceso de desarrollo de la estrategia no sea un evento anual. En cada reunión trimestral de revisión de la estrategia pueden “aparecer” nuevas ideas que pueden mejorar la estrategia. Capturar estas ideas y desafiar a los ejecutivos con nuevos supuestos es clave para la OSM.

Comunicar la estrategia

La OSM debería ser la encargada de elaborar los mensajes del CEO y lograr que todos los empleados conozcan la estrategia de la organización.

Además, como parte de sus responsabilidades de comunicación, la OSM debe cooperar con el área de recursos humanos para asegurar que la comunicación sobre la estrategia de la empresa realmente movilice y motive a los empleados. A los empleados no les importa saber sobre el Balanced Scorecard, ellos quieren saber sobre la estrategia de la empresa y cual es su rol de contribución.

Gestionar las iniciativas estratégicas

Las iniciativas estratégicas (como un programa de Calidad Total o la instalación de un software de CRM) son programas que ayudan a las empresas a alcanzar sus objetivos estratégicos.

Nuestra experiencia sugiere que tales iniciativas deberían ser gestionadas separadamente de las operaciones rutinarias. La OSM debería gestionar las iniciativas que cruzan las unidades y líneas funcionales, cerciorándose de que obtengan los recursos y la atención que necesitan.

En todos los casos, la OSM mantiene la responsabilidad de monitorear el avance de las iniciativas estratégicas y de reportarlas a la alta dirección.

Integrar las prioridades estratégicas con otras funciones de apoyo

La OSM debe desempeñar un rol consultivo e integrador con los departamentos funcionales y de apoyo en la organización. Departamentos como Planificación y Presupuesto, Recursos Humanos y Sistemas deben estar integrados con la estrategia global de la organización y no funcionar como departamentos aislados.

Muchas organizaciones grandes, complejas pero también pequeñas y con estructuras más simples han alcanzado drásticas mejoras de desempeño manteniendo un foco en la implementación de la estrategia. Muchas de ellas han implementado la OSM como eje central de la gestión de la estrategia.

Estas empresas se dieron cuenta que lo clave para mantener vivo el proceso de gestión de la estrategia es “alguien” esté pendiente de él. Esto significa asignar recursos para desarrollar un proceso efectivo de implementación y gestión de la estrategia. Ese es el objetivo final que buscan las empresas al crear la OSM.