Estos dos términos, scorecards y tableros, son frecuentemente utilizados indistintamente. Sin embargo, no son lo mismo, ya que si bien ambos son alimentados por las mismas mediciones, tienen propósitos diferentes. Los tableros por una parte, sirven para controlar, generalmente en tiempo real, el estado de los procesos, en tanto que los scorecards nos permiten analizar el grado de avance que tienen los objetivos estratégicos de la organización.

Ambos esquemas son necesarios para detectar problemas y aplicar acciones correctivas en procesos, o efectuar ajustes en una estrategia que siempre debe ser dinámica.

Analizaremos algunas de las diferencias mas relevantes entre uno y otro:

Para más información, lea How are Balanced Scorecards and Dashboards Different? de Gary Cokins.

Los semáforos (verde, amarillo, rojo) son una herramienta muy efectiva de comunicación a la hora de mostrar el estado de un indicador asociado con un nodo estratégico de la organización, sectores o individuos.

Hay diferentes sistemas para determinar el color del semáforo para determinado indicador en un periodo dado. A continuación analizaremos las alternativas disponibles cuando estos semáforos se calculan automáticamente por un software de Balanced Scorecard como ISOKEY.

Semáforos Cuantitativos

La mayoría de nuestros indicadores estarán basados en fuentes de datos numéricos (mediciones), las que nos brindarán como mínimo la siguiente información:

• Periodo medido, por ejemplo Enero/2009

• Valor Real

• Valor Esperado

• Valor Crítico, el que generalmente se expresa como un porcentaje del Valor Esperado.

Para este tipo de indicadores resulta bastante sencillo calcular un semáforo. Supongamos que se trata de un indicador “mas es mejor”, el color del semáforo se puede determinar de la siguiente forma:

• Verde Si el valor Real es igual o mayor que el Valor Esperado

• Amarillo Si el Valor Real es igual o mayor que el Valor Crítico pero menor al Valor Esperado

• Verde Si el Valor Real es menor al Valor Crítico

Estas reglas se aplicarán tambien sobre los semáforos de indicadores que se calculan en base a la agregación o sampleo de otros indicadores con métricas.

Semáforos Cualitativos

En algunos casos no es posible o conveniente utilizar fórmulas matemáticas para derivar métricas que nos permitan cuantificar el estado de un indicador. Esta situación se da sobre todo en indicadores compuestos, cuyo estado resulta del análisis de varios indicadores conceptualmente distintos.

Un ejemplo de este tipo de indicadores podría ser el que muestra el estado de una perspectiva. Para estos casos es posible elaborar reglas que determinan el color del semáforo en base a los colores de los semáforos de los indicadores fuente.

El sistema que implemente este tipo de determinación de estado, debe ser lo suficientemente flexible como para dar la libertad de construir estas reglas tomando en cuenta las circunstancias de cada indicador en particular. Las reglas deben permitir, entre otras cosas:

• Evaluar el estado de la totalidad de los indicadores fuente

• Evaluar el estado de la la mayoría

• Evaluar el estado de “al menos uno” de esos indicadores

• Evaluar el estado de determinado o determinados indicadores en particular. Esto es importante porque permite asignar mayor peso a un indicador en particular.

La forma común de semáforo cualitativo consiste en una serie de reglas “al menos uno”. Si bien es simple de implementar, en algunos casos el esquema es demasiado estricto:

• Verde Si todos los indicadores fuente están en verde.

• Amarillo Si hay algún indicador fuente en amarillo pero ninguno en rojo.

• Verde Si algún indicador fuente está en rojo.

Semáforos Personalizados

En algunos casos se necesita de regla especiales no contempladas para determinar el estado. Para resolver esto los sistemas deben proveer de las APIs necesarias como para que se desarrollen componentes a la medida de las necesidades de determinado indicador.

Por ejemplo hace un tiempo un usuario nos pidió que calculáramos el semáforo de un indicador a partir del último estado disponible de los indicadores fuentes, aunque no correspondiera al periodo de tiempo siendo calculado en ese momento.

Semáforos Manuales mediante Dictámenes (Assessments)

En algunos indicadores no será posible emplear ninguno de los métodos automatizados descriptos, sino que será necesario que un analista, con los datos a la vista, dictamine el estado de un indicador para un período dado. Lo que hará es directamente establecer el color del mismo y acompañará un informe que justifique la decisión.

De cualquier manera, no importa cual sea el método empleado, un analista debe siempre poder ingresar un dictamen a los efectos de modificar el estado manualmente. Esto sobre todo porque un cambio en determinadas circunstancias, por ejemplo nuevos factores externos, pueden significar cambios importantes en las metas, lo que se debe reflejar inmediatamente, sin tener que esperar a que los especialistas modifiquen las fórmulas o los Valores Esperados para actualizarlos al nuevo escenario (lo que puede llevar bastante tiempo si el árbol de indicadores es complejo).

Semáforos especiales

En algunos casos mostrar simplemente un color no es conveniente, sino que es necesario reflejar de alguna manera el estado de los indicadores fuentes en una gráfica sencilla.

Apuntando a esto, ISOKEY incluye un tipo especial de semáforo que muestra un pequeño gráfico de torta mostrando la distribución del estado de los indicadores fuente en tres colores:  verde, amarillo y rojo.

Nota final

Nunca debemos olvidar que los semáforos son una herramienta de comunicación. Si el estado de los mismos no está correctamente actualizado acorde a las circunstancias, pueden resultar desmotivantes llevando incluso a la perdida de dinero o de empleados valiosos para la organización.