Workflows y su Implementación con ISOKEY
El Flujo de trabajo (Workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las etapas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soportan las etapas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las mismas.
Un Workflow por lo general se puede describir mediante el flujo formal o informal de las técnicas de diagramación, mostrando las corrientes dirigidas entre las etapas. Estos pasos de procesamiento individuales o componentes de un flujo de trabajo, básicamente, pueden ser definidos por tres parámetros:
- Descripción de entrada: la información y materiales necesarios para completar la etapa.
- Reglas de transformación: los algoritmos, que pueden ser llevados a cabo por los roles humanos asociados o máquinas, o una combinación.
- Descripción del producto: la información y materiales producidos por la etapa, que podrá ser la entrada de otras etapas.
Sistemas informáticos de Workflow
Una aplicación de Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. Estas aplicaciones de software pretenden acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo.
Los sistemas de Workflow facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias. Además, le proporcionan a cada protagonista la información necesaria para que pueda completar su tarea. Existen infinidad de ejemplos donde es posible diseñar un Workflow para facilitar la forma de trabajo. Por ejemplo, en el caso de un proceso de publicación en línea, el Workflow da forma a las tareas de la cadena de edición completa, desde la propuesta del editor hasta la validación de la persona a cargo de la publicación.
A grandes rasgos los objetivos de un sistema de Workflow se resumen en:
- Comprender el proceso completo de trabajo.
- Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.
- Mostrar las relaciones entre las distintas etapas en un proceso.
- Identificar las etapas críticas de un proceso.
- Localizar áreas problemáticas.
- Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.
- Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.
- Facilitar la movilidad del personal.
- Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.
Workflows en Isokey
Isokey cuenta con un potente motor de Workflow, que permite fácilmente definir etapas y flujos entre las mismas. Los distintos flujos que tome el Workflow podrán depender tanto de valores ingresados en la etapa, como cualquier otro dato. Cada Workflow tendrá un conjunto de Roles definidos, mientras que las etapas tendrán definidos los roles responsables de cumplirlas. Así como los flujos pueden depender de valores ingresados, los usuarios asociados a los roles también. Por lo que dependiendo de valores ingresados en un etapa, se podrán cargar automáticamente los usuarios pertenecientes a roles de etapas posteriores.
En las etapas se podrán ingresar valores numéricos, campos de texto y cualquier otro tipo de dato. A su vez, dado que el motor de Workflow se encuentra integrado con el resto de los componentes de Isokey, se podrán realizar otras actividades dentro de la etapa, como creación y gestión de documentos Isokey, creación de asuntos Isokey, notificaciones automáticas por email o en foros, entre otras.
A continuación ilustramos un ejemplo de un Workflow de una solicitud para realizar un viaje de capacitación financiado por la empresa. El usuario que desea realizar un viaje al exterior deberá dar de alta la solicitud, que luego será sometida a un proceso de aprobación.
En este caso algunas aprobaciones se saltearán, dependiendo del monto ingresado. Por ejemplo, si el monto del viaje es menor a 500 dólares, no será necesario que la Gerencia Respectiva apruebe el viaje, por lo que salteará la etapa. Con respecto a los usuarios asignados a los Roles, dependiendo del área a la que pertenezca el usuario que ingrese la solicitud, el sistema asignará al Rol Jefe de Área al respectivo jefe.
Este Workflow además de gestionar la solicitud, también gestiona el informe de retorno, donde el usuario ingresará un documento Isokey y opcionalmente podrá ingresar otros archivos:
Con este breve ejemplo se pretende mostrar la capacidad de flexibilidad que disponen los Workflows en Isokey, donde tanto los participantes como los flujos podrán variar, dependiendo del caso. También se pretende mostrar la integración del motor de Workflow con el resto de las entidades de Isokey, donde en este caso obtenemos como producto del Workflow, un documento gestionado por el módulo de control de documentación de Isokey.
Referencias
